toon menu

Poen, poen, poen

goede redenen om open te zijn over je budget

Voor dit blog werd ik geïnspireerd door een artikel op Frankwatching. In dit artikel wordt gepleit dat opdrachtgevers meer open zouden moeten zijn over hun budget. In het artikel wordt de ontwikkeling van een nieuwe website als voorbeeld genomen. Inmiddels kan ik na vier jaar aan bureauzijde bevestigen dat het heel veel gedoe scheelt als een opdrachtgever open is over zijn budget. De 6 redenen die in het artikel genoemd worden kan ik inmiddels ruimschoots beamen. Voor Maan werkte ik 14 jaar aan opdrachtgeverszijde en was ik richting bureaus zelden helder en open over het beschikbare budget. Daar had ik minimaal 6 goede redenen voor, waaronder de belangrijkste: op voorhand had ik nog geen flauw idee van wat iets mocht/zou kosten. En dat zelfde geldt voor veel opdrachtgevers. Het ontwikkelen van bijvoorbeeld een nieuwe huisstijl of website is voor de meeste bedrijven geen dagelijkse kost.

 

Dus wat is waar? De waarheid ligt naar mijn idee –zoals vaak– ergens in het midden.

 

 

Er is meer dan prijs

Allereerst vind ik dat opdrachtgevers niet (primair) op basis van prijs een bureauselectie moeten maken. Hoe vaak wij niet de vraag krijgen wat bij ons een website of een logo kost. Dat is mijn ogen hetzelfde als aan een architect vragen wat een huis kost, of een showroom binnenlopen en vragen wat een auto kost. Het vragen naar een prijs zonder heldere uitgangspunten en specificaties levert per definitie appels en peren vergelijkingen op en creëert onnodig veel werk voor alle betrokken partijen. Geen enkele opdracht is hetzelfde. Bureaus die met standaardprijzen werken, werken ook met standaardproducten. Als je je wilt onderscheiden is dat dus zelden een slimme oplossing. Uiteindelijk zoek je als opdrachtgever naar de beste prijs/kwaliteitsverhouding en een maatwerkoplossing.

 

De logische eerste stap

Stap 1 is volgens mij (als je op zoek bent naar een nieuw bureau) een bureau oriëntatie. Als opdrachtgever maak je een long list van bureaus waarover je goede verhalen gehoord of gelezen hebt. Met de drie meest aansprekende partijen ga je rond de tafel. Als opdrachtgever heb je een briefing op hoofdlijnen voorbereid en het bureau komt zich presenteren en geeft aan hoe het de opdracht zou aanpakken. Daarbij geldt het aloude principe: to know, to like, to trust. Je gaat in zee met het bureau waarmee je een klik hebt en waarin je op basis van de portfolio en de kennismaking het meeste vertrouwen hebt dat ze je goed kunnen helpen. Als bureau geef je een prijsindicatie. Als opdrachtgever geef je een budgetindicatie.

 

Samenwerken vanaf de start

Als de keuze gemaakt is, begint de echte samenwerking. Een briefing heeft altijd aanscherping, prioritering en fasering nodig. Op die manier kan het bureau de eerstvolgende fase ook concreet begroten. Als er een grote mismatch is tussen begroting en budget, ga je samen kijken hoe je het optimale resultaat kunt bereiken binnen het beschikbare budget. Of de opdrachtgever ziet dat zijn budgetindicatie niet reëel is voor wat hij verwacht en ziet mogelijkheden om het budget te verruimen. Een bureau wil zijn uren betaald krijgen en een opdrachtgever wil binnen budget blijven en niet verrast worden met onverwachte kosten. Het lijkt zo simpel.

 

Geheimtaal

Toch kiezen veel opdrachtgevers ervoor zo lang mogelijk geheimzinnig te doen over het budget. Of kiezen ervoor om ieder onderdeel tot op het bot uit te onderhandelen. En bureaus kiezen er vaak voor om zo lang mogelijk vaag te blijven over hun begroting. Als je te laag insteekt, kan je geen kwaliteit leveren. Als je te hoog insteekt, verlies je wellicht de opdracht. Het blijft lastig om op voorhand een prijs te hangen aan een creatief proces en aan de uitwerking van een concept dat nog bedacht moet worden. Uiteindelijk zorgt een dergelijke houding van beide partijen zelden tot het beste resultaat of tot een lekkere samenwerking

 

Wederzijds vertrouwen is de basis

Als je elkaar niet vertrouwt is het lastig samenwerken. Een succesvolle relatie begint dan ook met het vertrouwen dat een goed bureau je helpt keuzes te maken binnen je budget en er het maximale voor je uit wil halen.

 

Nieuwe samenwerkingsvormen

Traditionele samenwerkingsvormen beginnen te vervagen. In de toekomst zien we veel meer open samenwerkingen, waarbij bureaus opereren in het verlengstuk van een organisatie. Duurzaam succes komt tot stand door intensieve samenwerkingen tussen ondernemers, marketeers en designers. Cocreatie, snelheid van schakelen en transparantie staan daarbij centraal. Maar ook dan zal het nog steeds over de poen gaan.  Ik zeg: Let it roll!


Ruud


Ga naar het blog